移転・お引越し

移転・お引越し

移転・お引越しにかかる時間や業務は多岐にわたる オフィス移転は、やらなければならいことはあれこれ
面倒なことは全部おまかせください!
移転の流れが全てわかる!

1.解約予告期間の確認

解約予告期間が長い場合には、先に解約を出して、1~2ヶ月待ってから、物件選定を行うこともあります。 まずは現事務所の解約予告期間を確認しましょう。契約書を見ると書かれています。

2.移転時期、移転候補条件の検討

解約予告期間が分かったら、移転の時期や条件を社内で検討します。 この時点で弊社(不動産業者)へご相談していただくのもいいでしょう。

3.物件内覧(見学)

希望条件がまとまったら、弊社(不動産業者)へご依頼ください。 希望条件に応じた物件をご紹介いたします。内覧では、平均して2回、1回あたり5件くらいをご覧になる法人様が多いです。

4.申込み

気に入った物件がみつかれば、申し込みをして物件をおさえていきます。 最悪キャンセルしても、違約金等の費用負担は発生しませんので、気に入ったら、申し込みを積極的にすることをおすすめします。

5.審査書類提出

審査書類は主に以下のものがあります。

法人名義の場合

  • 登記簿謄本
  • 会社概要(HPコピー、パンフレット等)
  • 決算書3期分
  • 連帯保証人身分証明書
  • 連帯保証人収入証明(源泉徴収票、確定申告書等)

個人名義の場合

  • 身分証明書(免許証、パスポート等)
  • 収入証明(源泉徴収票、確定申告書等)
  • 連帯保証人身分証明書
  • 連帯保証人収入証明(源泉徴収票、確定申告書等)

※これはあくまで一例です。物件ごとや管理をしている不動産会社によって異なります。

6.審査通過

書類を提出後、およそ3~7営業日で審査結果がでてきます。

7.解約通知

審査が通ってから、解約を出したい場合にはこのタイミングで解約通知を出しましょう。 審査通過前に出したい場合は、これよりももっと前に提出します。 基本的には書面をFAXにて提出した日が解約通知を出した日になりますので、 電話だけでなく、FAXも必ず送りましょう。 また、1日遅れるごとに、日割り計算で家賃が重なる期間がでてきてしまいますので、早めに対応しましょう。

8.光ファイバー、電話回線手配

審査が通ったら、早めに光ファイバー、電話回線の手配を行います。 NTT等を含めて回線の依頼は、早くても2週間程度かかります。 また、マンションではなく、オフィスビルに光ファイバーを引く場合に現地調査を行うことがありますが、 その場合、少なくとも3週間はかかりますので、早めに手配をしましょう。 NTTの光ファイバー手配は、途中でキャンセルをしてもペナルティはかかりませんので、早めに手配をしておくことをお勧めします。

9.移転先レイアウト作成

家具、内装工事業者に依頼をして、レイアウトを作成してもらいます。 どの業者もレイアウト作成は基本的に無料で行いますので、任せましょう。 プロに作ってもらうと、電気工事の必要性、LAN配線の手配などもわかります。 ただ、家具も買わない、内装工事も依頼しないとなると、業者も作ってはくれません。 その場合は弊社にご相談頂ければ、こちらで無料で作成も可能ですので、ご相談くださいませ。

10.内装工事見積もり

オフィスの内装について、見積りをとります。 依頼したデザインができるまで、長い場合、2週間程度かかるケースもありますので、早めに依頼していきましょう。

オフィスの内装工事で行われることが多いのは以下のような工事です。

  • 造作壁の設置
  • エントランス造作
  • タイルカーペット張り替え
  • ブラインド設置
  • 電気工事

11.家具・什器・備品の見積もり

上記レイアウトに基づき、家具を購入します。少量の場合やご自分で強いこだわりがある場合には、 業者に依頼せず、自分で探した方がいいケースが多いです。コストを抑えるために、 最近はアスクルなどで購入する法人様も多いです。

12.通信機器見積もり

現在ビジネスホンを使っていれば、移転先でビジネスホンの設定工事が基本的には必要となりますので、 通信機器業者にビジネスホンの移設工事の見積もりを取ります。 また、ビジネスホンの新規、追加購入、複合機の購入をする場合には、この時点で見積りをとって検討していきます。

13.LAN設定工事見積もり

「各PCと複合機をLANでつなぐ」LANの設定を依頼する場合には、この時点で見積りをとります。 ビジネスホンの移設工事をする業者が、一緒にやっていることが多いので、セットで見積りをとりましょう。 だいたい1台あたり8000円程度が相場です。 3~4人程度のオフィスであれば、LAN設定を自分でやってしまうのもコストを抑えられるので、おすすめです。

14.引越し業者見積もり

オフィスの引越しでは、引越し屋さんが現事務所に来て、荷物を確認してからの見積りとなります。 ネットで一括に依頼をすると大変なことになりますので、注意しましょう。2~3社依頼して、相見積りをとることをお勧めします。 安く済ませるなら、平日の夕方や午後フリーの時間帯が安くなり、土日や朝からの工事は料金が高くなります。 また、トラックの状況によって金額も変わりますので、特定の会社がいつも安いわけではなく、 そのときタイミング良くトラックが空いていれば安くなるようです。

15.契約金入金

賃貸借契約の前日までに契約金を振り込みます。 契約と同時じゃないと不安という場合には、現金を当日持っていくことも相談に乗ってもらえる可能性があります。 ただ大きな金額を持ち歩くのが大変なので、通常は事前に振込を行います。

16.賃貸借契約

賃貸借契約を結びます。通常は、以下の書類が必要ですので、用意をしておくとよいでしょう。

  • 法人登記簿謄本
  • 法人印鑑証明書
  • 連帯保証人住民票
  • 連帯保証人印鑑証明書

※各1通(発行後3カ月以内のもの)

17.各種見積もり発注

賃貸借契約完了後に、引越、内装、通信関係等の各種見積りを発注していきます。 もし、時間がなければ、契約前に発注することもあります。その辺は引っ越しのスケジュールをよく考えて、発注していきましょう。

18.内装工事

壁を造作して会議室を作ったり、タイルカーペットの色を変えたり等の内装工事を行う場合には、賃貸借契約開始日以降に行います。

内装工事の注意点

■音が出る工事(おもに内装壁造作工事)は、土日にしか工事できないビルが多いです。 その場合、実際に作業する工事期間は4日間でも、土日しか作業できないため、工事完了まで2週間かかるケースもありますのでご注意ください。

■内装工事を行う場合には、貸主の許可が必要です。工事に入る前に事前に以下の書類を提出して必ず貸主の許可をもらいましょう。
・工事図面(レイアウトと工事内容が記載された図面)
・工程表(いつどんな工事を行うかが記載されたスケジュール表)

19.名刺、印鑑等の手配

移転先の住所で、名刺やゴム印などを発注します。

20.光ファイバー、電話回線の工事

移転先事務所にて8.で手配した光ファイバーや電話回線の工事を行います。基本的には立ち会いが必要です。 また、ビルのMDFという集合配電盤の鍵を開けてもらう必要があるビルがあります。 その場合には、不動産会社もしくは管理会社にMDFの解錠を依頼します。 MDFの解錠が必要な場合はNTTからそのように指示がありますので、NTTからの依頼がなければ、MDFの解錠は必要ありません。

21.電気、ガス、水道の移転申請

電気、ガス、水道が個別契約の場合移転の手配を行います。 ただし、電気、水道についてはビルの場合、ビル全体で一括契約をしていることがあります。 その場合は申請は必要ありません。

22.引越し

引っ越しは前日の夜に梱包作業を済ませておくとスムーズです。 ただし午後の便の場合には、当日午前中仕事をしてからということも。 移転後のレイアウトを引っ越し屋に渡す分と自分たちの確認用の印刷しておくと、家具の配置が早くすすみます。 また、可能であれば、どの家具がどこに配置するのか、番号をふっておくとわかりやすいです。

 

 

 

物件が決まったら、開業・移転に向けて準備

新規開業・新設オフィスの場合

  • オフィスレイアウト作成
  • 光ファイバー、電話回線の手配
  • 内装工事見積もり
  • 家具、什器等の見積もり
  • 通信機器、LAN工事・設定の見積もり
  • 名刺、印鑑、封筒等手配
  • 挨拶状作成
  • 契約金入金
  • 賃貸借契約
  • 内装工事
  • 光ファイバー、電話回線の工事
  • 郵便局、宅配業者へ移転を知らせる
  • 電気、ガス、水道の申請
  • 各種官公庁への届出

など

オフィス移転の場合はさらに

  • 原状回復費用の見積もり
  • データバックアップ
  • サーバー移転時にかかる業務の精査
  • 印刷物・WEBサイトなど各種住所の修正
  • 解約予告期間の確認
  • 移転時期の検討
  • 解約通知
  • 引越し業者見積もり

など

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